Setup quán cafe không đơn giản chỉ là mở một cửa hàng bán cà phê mà nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ kế hoạch tài chính, thiết kế, menu đến tuyển dụng và marketing. Rất nhiều chủ quán mắc phải những sai lầm nghiêm trọng ngay từ những bước đầu, dẫn đến thất bại hoặc hoạt động không hiệu quả. Vậy những sai lầm đó là gì? Và làm sao để tránh? Nếu bạn đang có ý định setup quán cafe trọn gói, hãy cùng daotaophache.com khám phá ngay những lỗi phổ biến nhất trong bài viết này nhé! 1. Không nghiên cứu thị trường trước khi mở quán Xác định khách hàng mục tiêu Một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất khi setup quán cafe là không nghiên cứu thị trường, không xác định rõ khách hàng mục tiêu. Hãy tự hỏi: Ai sẽ là khách hàng của bạn? – Sinh viên, dân văn phòng, khách du lịch hay người yêu thích cà phê? Thói quen tiêu dùng của họ là gì? – Họ thích cà phê pha máy hay pha phin? Họ sẵn sàng chi bao nhiêu cho một ly cà phê? Họ thường uống cà phê vào thời điểm nào? – Buổi sáng, chiều hay tối? Nếu bạn không xác định rõ nhóm khách hàng chính của mình, bạn có thể chọn sai menu, sai phong cách quán, và thậm chí là sai vị trí mặt bằng! Không phân tích đối thủ cạnh tranh Không thể mở quán cafe mà không biết xung quanh có bao nhiêu quán đang hoạt động. Hãy tự mình khảo sát khu vực bạn định mở quán và trả lời những câu hỏi sau: Có bao nhiêu quán cafe xung quanh? Họ phục vụ những loại đồ uống nào? Giá cả của họ ra sao? Điểm mạnh và điểm yếu của họ là gì? Nếu khu vực đó đã có quá nhiều quán cafe với cùng mô hình bạn dự định mở, bạn sẽ gặp khó khăn khi cạnh tranh. Hãy tìm một điểm khác biệt hoặc chọn một vị trí phù hợp hơn! Chọn sai mặt bằng Mặt bằng quán cafe ảnh hưởng rất lớn đến lượng khách hàng. Một số lỗi chọn mặt bằng phổ biến: Mặt bằng nằm trong hẻm nhỏ, khó tìm – Khách hàng lười tìm đến những quán khuất. Chọn mặt bằng quá rẻ nhưng ít khách qua lại – Giá thuê rẻ nhưng doanh thu cũng sẽ thấp. Không có chỗ để xe – Nếu khách không có chỗ gửi xe tiện lợi, họ sẽ ngại vào quán. Giải pháp: Chọn vị trí có lượng người qua lại cao, phù hợp với khách hàng mục tiêu, có không gian để xe thuận tiện. >>>Tìm hiểu chi tiết nội dung tại đây: đào tạo pha chế cafe. 2. Thiết kế quán cafe thiếu khoa học Không tối ưu không gian Một số chủ quán mắc sai lầm khi thiết kế quán cafe quá rườm rà hoặc không tận dụng tốt không gian. Điều này dẫn đến: ❌ Không gian chật chội, khách cảm thấy bí bách. ❌ Khu vực quầy bar quá xa, nhân viên pha chế di chuyển mất thời gian. ❌ Không có sự phân chia hợp lý giữa khu phục vụ và quầy pha chế. Hãy đảm bảo rằng thiết kế quán cafe của bạn: ✔ Không gian rộng rãi, thoải mái – Đừng nhồi nhét quá nhiều bàn ghế khiến quán trở nên chật chội. ✔ Bố trí hợp lý giữa các khu vực – Quầy bar, khu vực khách ngồi và lối đi phải hài hòa. ✔ Tạo điểm nhấn trong thiết kế – Một bức tường đẹp, cây xanh hoặc đèn trang trí có thể làm quán trở nên thu hút hơn. Quầy pha chế bố trí không hợp lý Quầy bar là trái tim của quán cafe, nơi nhân viên pha chế làm việc liên tục. Nếu setup không hợp lý, nhân viên sẽ gặp khó khăn khi làm việc, làm chậm tốc độ phục vụ. Hãy đảm bảo rằng: ✅ Quầy bar đủ rộng để nhân viên pha chế thoải mái thao tác. ✅ Bố trí máy móc và dụng cụ hợp lý – Máy pha cafe, tủ lạnh, bồn rửa cần sắp xếp khoa học để tiết kiệm thời gian di chuyển. ✅ Luồng làm việc hợp lý – Nhân viên không bị vướng víu khi pha chế và phục vụ đồ uống. Thiếu điểm nhấn trong phong cách thiết kế Một quán cafe không có phong cách riêng rất dễ bị lẫn vào hàng trăm quán khác. Nếu bạn không đầu tư vào thiết kế, khách hàng sẽ không có lý do để quay lại. Giải pháp: ✔ Chọn concept rõ ràng: Cafe sân vườn, cafe cổ điển, cafe tối giản hay cafe sách? ✔ Tạo một điểm nhấn để khách nhớ đến quán: Một bức tranh tường đẹp, một góc sống ảo độc đáo hoặc một phong cách bài trí ấn tượng. ✔ Sử dụng ánh sáng hợp lý, giúp không gian quán trở nên ấm cúng, thoải mái. >>>Bài viết khác xem tại đây: cách marketing quán cafe. 3. Không lập kế hoạch tài chính rõ ràng Một sai lầm phổ biến khi setup quán cafe là không có bản kế hoạch tài chính cụ thể. Điều này dẫn đến việc chi tiêu không kiểm soát, hết vốn nhanh chóng trước khi quán kịp hoạt động ổn định. Không dự trù chi phí đầy đủ Chi phí mở quán cafe không chỉ bao gồm tiền thuê mặt bằng. Bạn cần tính toán kỹ lưỡng: Chi phí thuê mặt bằng (ít nhất 3-6 tháng đầu). Chi phí mua sắm thiết bị: Máy pha cafe, tủ lạnh, máy xay, bàn ghế... Chi phí nguyên vật liệu ban đầu: Cà phê, sữa, đường, đá... Chi phí nhân sự: Lương nhân viên, bảo hiểm, đào tạo. Chi phí marketing: Quảng cáo, khai trương, chương trình khuyến mãi. Nếu không tính toán kỹ, bạn có thể cạn vốn trước khi quán có lãi! 4. Setup menu quán cafe không hợp lý Menu quá đơn điệu hoặc quá phức tạp Một số quán cafe khi mở ra không có chiến lược menu rõ ràng, dẫn đến: ❌ Menu quá ít món – Khách hàng không có nhiều lựa chọn, dễ chán. ❌ Menu quá nhiều món – Gây khó khăn trong quản lý nguyên liệu, làm tăng chi phí vận hành và dễ gây lãng phí. Giải pháp: Hãy xây dựng menu đủ hấp dẫn nhưng vẫn dễ quản lý, tập trung vào những món chủ đạo, có sự kết hợp giữa đồ uống truyền thống và xu hướng mới. Ví dụ: ✔ Cafe truyền thống: Cafe phin, cafe sữa đá, bạc xỉu… ✔ Cafe máy: Espresso, Latte, Cappuccino… ✔ Đồ uống hiện đại: Trà sữa, trà trái cây, cold brew… ✔ Đồ uống đặc trưng của quán – Một loại cafe đặc biệt giúp khách hàng nhớ đến bạn! Lưu ý: Đừng quên thử nghiệm menu trước khi chính thức hoạt động để xem phản hồi từ khách hàng! Không có đồ uống đặc trưng, không tạo dấu ấn Hãy tự hỏi: Vì sao khách hàng phải chọn quán của bạn thay vì quán khác? Nếu menu của bạn không có điểm nhấn, khách hàng sẽ không có lý do để quay lại. Một số cách giúp tạo dấu ấn riêng: ✅ Đồ uống signature – Một món độc quyền của quán với công thức riêng biệt. ✅ Biến tấu công thức – Ví dụ như thêm vị dừa, caramel, muối biển vào cafe để tạo ra sự mới lạ. ✅ Thay đổi theo mùa – Cập nhật các món theo mùa, ví dụ: Trà đào cam sả vào mùa hè, cacao nóng vào mùa đông… TIP HAY: Nếu chưa biết cách xây dựng menu hấp dẫn, bạn có thể tham khảo khóa học setup menu cafe tại daotaophache.com để được hướng dẫn chi tiết! Giá bán không phù hợp với khách hàng mục tiêu Một trong những sai lầm lớn khi setup quán cafe là định giá không đúng: Giá quá cao – Không phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu. Giá quá thấp – Dễ gây lỗ, không đủ chi phí vận hành. Cách định giá đúng: Xác định chi phí nguyên liệu (COGS) và đảm bảo giá bán ít nhất gấp 3 lần chi phí nguyên liệu. So sánh giá với đối thủ trong khu vực. Cân đối giữa giá trị đồ uống và trải nghiệm khách hàng. Ví dụ: Nếu khách hàng mục tiêu là sinh viên, bạn có thể đưa ra mức giá từ 25.000 - 40.000 VNĐ/ly. Nếu là dân văn phòng, mức giá có thể từ 40.000 - 65.000 VNĐ/ly với chất lượng cao hơn. 5. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên chưa tốt Một quán cafe muốn hoạt động trơn tru không thể thiếu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nhiều chủ quán gặp phải vấn đề: Thuê nhân viên thiếu kinh nghiệm, không có kỹ năng pha chế. Không có quy trình đào tạo bài bản, nhân viên làm việc không đồng bộ. Nhân viên phục vụ không tốt, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Giải pháp: ✔ Tuyển dụng nhân viên có thái độ tốt – Kỹ năng có thể đào tạo, nhưng thái độ làm việc là yếu tố quan trọng hơn. ✔ Xây dựng quy trình đào tạo rõ ràng – Hướng dẫn chi tiết về cách pha chế, phục vụ, giao tiếp với khách. ✔ Khuyến khích tinh thần làm việc nhóm – Đảm bảo nhân viên có thể hỗ trợ lẫn nhau trong giờ cao điểm. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm đào tạo nhân viên, hãy tham khảo khóa học đào tạo nhân viên cafe tại daotaophache.com! 6. Không có chiến lược marketing hiệu quả Một quán cafe dù có đồ uống ngon, không gian đẹp nhưng không làm marketing tốt thì cũng rất khó để thu hút khách hàng. Bỏ qua kênh marketing online Trong thời đại số, nếu không tận dụng Facebook, Instagram, TikTok, Google Maps, bạn đang bỏ lỡ 80% khách hàng tiềm năng! ✅ Đăng bài thường xuyên – Hình ảnh quán, feedback khách hàng, chương trình khuyến mãi… ✅ Chạy quảng cáo Facebook Ads – Giúp tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu. ✅ Đăng ký quán trên Google Maps – Tăng khả năng khách tìm thấy bạn. TIP HAY: Khách hàng thích quán có hình ảnh đẹp! Hãy đầu tư vào chụp ảnh chuyên nghiệp và cập nhật thường xuyên trên mạng xã hội. Không tận dụng chương trình khuyến mãi Một số quán cafe mở ra nhưng không có chương trình thu hút khách ban đầu, dẫn đến doanh số thấp. Một số chương trình khuyến mãi hiệu quả: ✔ Mua 1 tặng 1 vào ngày khai trương. ✔ Giảm giá 10-20% cho khách hàng check-in Facebook. ✔ Chương trình khách hàng thân thiết – Tích điểm đổi quà. Lưu ý: Không nên khuyến mãi quá nhiều vì dễ làm khách hàng quen với giá rẻ! Thiếu kế hoạch giữ chân khách hàng Chỉ tập trung thu hút khách mới mà không chăm sóc khách hàng cũ. Một quán cafe thành công không chỉ nhờ khách vãng lai, mà cần có khách trung thành. ✅ Thái độ phục vụ chuyên nghiệp – Nhân viên cần nhớ khách quen, chào hỏi thân thiện. ✅ Chương trình giảm giá cho khách cũ – Ví dụ: Giảm 10% cho khách đến lần thứ 5. ✅ Tạo trải nghiệm độc đáo – Ví dụ: Chương trình live acoustic hàng tuần để thu hút khách trung thành. 7. Kết luận Tóm lại, để tránh những sai lầm khi setup quán cafe, bạn cần: ✔ Nghiên cứu kỹ thị trường trước khi mở quán. ✔ Thiết kế không gian khoa học, tối ưu quầy bar. ✔ Xây dựng menu hợp lý, có đồ uống đặc trưng. ✔ Lập kế hoạch tài chính rõ ràng, tránh lãng phí. ✔ Đào tạo nhân viên bài bản, nâng cao chất lượng phục vụ. ✔ Áp dụng chiến lược marketing hiệu quả để thu hút khách hàng. Nếu bạn muốn học cách setup quán cafe chuyên nghiệp, hãy tham gia ngay các khóa học kinh doanh quán cafe tại daotaophache.com để được hướng dẫn chi tiết từ A-Z!
